Wie sieht die Arbeit im Immatrikulationsamt der HAWK aus?
Heike Lomp arbeitet seit 32 im Immatrikulationsamt, Natalie Workert, die an der HAWK schon ihre Ausbildung zu Verwaltungsfachangestellten absolviert hat, ist sogar schon seit 38 Jahren dabei. „Man lebt in Semestern“ bringt es Heike Lomp auf den Punkt. Fristen wie der Bewerbungsschluss, Semesterbeginn und -ende bestimmen das Arbeitsleben.
Und die Zeiten der Einschreibungen und Rückmeldungen sind immer die betriebsamsten. Besonders fehlende Unterlagen und Semesterbeiträge beschäftigen dann die Mitarbeiterinnen. Irgendetwas fehle bei der Einschreibung eigentlich immer. „Mindestens der Nachweis der Krankenversicherung oder der Semesterbeitrag“, sagt Natalie Workert. Dabei gelte aktuell noch: Alle Bescheinigungen müssen auf Papier eingereicht werden, auch wenn das Bewerbungsverfahren schon längst online funktioniert.
Für die Mitarbeiterinnen des „I-Amtes“ hat diese Übergangsphase auch seine Vorteile, denn so kommen viele Studierende noch persönlich vorbei, um ihre Unterlagen abzugeben und gleichzeitig offene Fragen zu klären. Das verhindere auch viele Missverständnisse, die für die angehenden Studierenden schwerwiegende Folgen haben können. „Viele bekommen zum Beispiel nicht mit, dass sie den Studienplatz im System nach der Zulassung auch annehmen müssen“, berichtet Natalie Workert. „Wenn dann noch Studienplätze frei sind, tun wir natürlich alles, damit die Bewerber*innen trotzdem ihr Studium antreten können.“
Aber auch in allen anderen Angelegenheiten im Studium sind Natalie Workert, Heike Lomp und ihre Kolleginnen für die Studierenden verlässliche Ansprechpartnerinnen, die helfen, wo es möglich ist – ob Urlaubssemester, Langzeitstudiengebühren oder Exmatrikulationen. Dabei werden sie oft auch mit den Alltagsnöten der Studierenden konfrontiert, zum Beispiel, wenn das Geld für den Semesterbeitrag fehlt. Dann sei es immer am besten, sich frühzeitig im Immatrikulationsamt zu melden. „Wir versuchen dann, alles möglich zu machen und zum Beispiel einen späteren Zahlungstermin zu vereinbaren“, so Heike Lomp.
Wenn Studierende dagegen die Frist verstreichen ließen und schließlich die Exmatrikulation im Briefkasten liege, sei es unter Umständen sehr aufwendig oder sogar unmöglich, diese wieder zurückzunehmen. „Dann bekommen wir oft sehr kreative Ausreden zu hören“, beschreibt Heike Lomp. „Darüber könnten wir ein Buch schreiben.“ Trotzdem ließen sie dann nichts unversucht, den Studierenden zu helfen.
Und auch wenn die vielen Fristen und Vorschriften, die die Arbeit im Immatrikulationsamt bestimmen, auch mal für Frust sorgen können, macht Heike Lomp und Natalie Workert die Arbeit nach wie vor Spaß. Vor allem der Kontakt mit vielen unterschiedlichen Menschen mache den Alltag abwechslungsreich, sind sich die beiden einig. Denn neben den vielen Gesprächen mit Bewerber*innen und Studierenden sind die Mitarbeiterinnen im ständigen Austausch mit den Fakultäten, dem International Office oder der Abteilung Finanzen. Dazu kommt der Kontakt zu Studierendenwerken, Behörden, anderen Hochschulen oder dem Wissenschaftsministerium.
Und für Abwechslung – im positiven wie im negativen Sinn – sorgt auch die Politik, denn viele Entscheidungen, wie zum Beispiel die Energiekostenpauschale für Studierende oder die individuelle Regelstudienzeit während der Coronapandemie müssen vor Ort im Immatrikulationsamt umgesetzt werden. Neben den Bewerbungs- und Semesterfristen können sich Heike Lomp, Natalie Workert und ihre Kolleginnen also auf eines verlassen: „Es gibt immer etwas Neues.“
