Datenschutzhinweise Zoom X

Die HAWK setzt Zoom X ein, um virtuelle Besprechungen, interaktive Online-Kurse und Online-Seminare (Online-Meetings) durchzuführen. Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung von Zoom X als Werkzeug zur Erfüllung der Hochschulaufgaben (Lehre, Forschung und Verwaltung).

Für die Erfüllung der genannten Zwecke werden für die Durchführung von und die Teilnahme an Zoom X Veranstaltungen folgende personenbezogenen Daten auf Servern in Deutschland verarbeitet:

• Inhaltsdaten (Video, Audio, Chat-Nachrichten, Fragen und Antworten, Whiteboard-Anmerkungen, Anzeigename)
• Diagnostische Daten, Meta-Daten, Telemetrie-Daten (Informationen über Besprechungssitzungen, einschließlich Häufigkeit, Dauer, Quantität, Qualität, Netzwerkaktivität und Netzwerkkonnektivität, Benutzer-ID, Besprechungs-ID, IP-Adresse, PC-Name)

Für die Durchführung von Zoom X Veranstaltungen werden zusätzlich folgende personenbezogenen Daten auf Servern in Deutschland verarbeitet:

• Kontodaten (E-Mailadresse, Anzeigename, optionale Profileingaben)

Die HAWK verarbeitet die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Hochschulaufgaben (Lehre, Forschung und Verwaltung) gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i. V. m. §17 NHG.
Zoom X ist ein Telekommunikationsdienst und unterliegt damit dem Fernmeldegeheimnis gemäß § 3 TTDSG. Insoweit ist ausschließlich das Unternehmen Deutsche Telekom verantwortlich.

Die oben genannten personenbezogenen Daten werden an die Deutsche Telekom innerhalb Deutschlands übermittelt bzw. auf Servern des Anbieters verarbeitet. Die HAWK hat mit der Deutschen Telekom im Rahmen eines Lizenzvertrags einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Die Speicherdauer hängt von der Art der Beteiligung ab. Bei der Nutzung der HAWK-Lizenz können Meeting-Metadaten bis zu einem Monat bei Zoom X gespeichert werden.

Sollten Aufzeichnungen von Online-Meetings erstellt werden, richtet sich die Speicherdauer nach dem Zweck der Aufzeichnung. Die Speicherung von Aufzeichnungen in der Cloud ist in der HAWK-Lizenz deaktiviert. Aufzeichnungen können nur lokal erstellt werden.

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

• Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO).
• Sie können nicht richtige personenbezogene Daten von sich selbst berichtigen lassen (Art. 16 DSGVO).
• Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Löschung oder Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).
• Sofern es technisch möglich ist stellen wir Ihnen die Daten in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format zur Verfügung (Art. 20 DSGVO).

Wenn Sie von den genannten Rechten Gebrauch machen wollen, teilen Sie uns das bitte schriftlich mit. Dies ist per E-Mail an datenschutz@hawk.de möglich.

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde.
Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen,
Prinzenstr. 5, 30159 Hannover
Telefon 0511/120-4500, E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de

Bitte sprechen Sie zuerst den Datenschutzbeauftragten der HAWK (datenschutz@hawk.de) an. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.

Zoom X wurde nach Möglichkeit datensparsam konfiguriert. Die Konfiguration ist in den folgenden Punkten "Teilnahme an Online-Meetings", "Technische Einstellungen", "Datenaustausch mit anderen Diensten" und "Speicherung von Inhalten des Online-Meetings" aufgeführt, kann aber teilweise durch den Host überschrieben werden. Die Verwendung von Zoom X erfolgt freiwillig.

Hinweis
Für Prüfungsszenarien und Meetings mit möglicherweise sensiblen Daten empfehlen wir die Verwendung von BigBlueButton.

Teilnahme an Online-Meetings

• Alle Meetings beginnen mit abgeschaltetem Teilnehmendenvideo. Das Videobild muss von Teilnehmenden aktiv eingeschaltet werden.
• Teilnehmende werden bei Betreten des Meetings stumm geschaltet.
• Anzeige von E-Mail-Adressen per Wasserzeichen ist unterbunden.
• Für alle Meetings wird standardmäßig ein Passwort gesetzt, auch für die Teilnahme per Telefon.
• Feedbacks an Zoom X am Ende eines Meetings sind deaktiviert.
• Remoteunterstützung ist deaktiviert.
• Kamera-Fernsteuerung ist deaktiviert.
• Teilnehmende können an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne den Zoom X-Client zu installieren. Der Browser Chrome unterstützt alle Features von Zoom.
• Benachrichtigung des Hosts bei Zutritt von Teilnehmenden vor dem Host sind deaktiviert.
• Automatische Benachrichtigung von Teilnehmenden bei Absage eines Meetings ist deaktiviert.

Technische Einstellungen

• Verschlüsselung aller Daten zwischen der Zoom-Cloud, dem Zoom-Client und dem Zoom Room. Eine durchgehende Verschlüsselung ist möglich.
• Wenn sich nur zwei Personen in einem Meeting befinden, wird eine Peer-to-Peer-Verbindung aufgebaut.
• Schnappschuss in der iOS-Aufgabenumschaltfunktion wird weichgezeichnet, um eventuelle vertrauliche Informationen von der Momentaufnahme des Zoom Hauptfensters auszublenden. Diese Momentaufnahme wird als Vorschaubildschirm in der iOS Aufgabenumschaltfunktion angezeigt, wenn mehrere Apps offen sind.

Datenaustausch mit anderen Diensten

• Datenaustausch mit Office 365 oder anderen Diensten ist deaktiviert.
• CDN-Nutzung ist deaktiviert.

Speicherung von Inhalten des Online-Meetings

• Eine Speicherung der Chat-Kommunikation ist für Teilnehmende möglich.
• Die automatische Speicherung der Chat-Kommunikation für den Host ist unterbunden.
• Die automatische Speicherung von Whiteboard-Inhalten ist unterbunden.
• Aufzeichnung von Meetings in der Zoom-Cloud ist deaktiviert.
• Lokale Aufzeichnung von Meetings sind möglich. Findet aktuell eine Aufzeichnung statt, wird dieses im Zoom-Meetingraum angezeigt.
• Teilnehmende müssen Ihr Einverständnis zur Aufzeichnung eines Meetings geben.
• Automatische Aufzeichnung bei Beginn des Meetings ist deaktiviert.