Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO

Die HAWK misst der Sicherheit Ihrer Daten größte Beachtung und Bedeutung zu. Daher informieren wir Sie an dieser Stelle über den Datenschutz bei der Bewerbung und Durchführung eines studienbezogenen Auslandsaufenthaltes und versichern zugleich die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

 

1. Zweck der Datenverarbeitung

Für eine Bewerbung und die anschließende Verwaltung von studienbezogenen Auslandsaufenthalten werden von Ihnen personenbezogene Daten benötigt. 

 

2. Verantwortlicher und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Verantwortlich im datenschutzrechtlichen Sinne

HAWK
Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst
Hildesheim/Holzminden/Göttingen
Hohnsen 4 · 31134 Hildesheim
Tel.: +49/51 21/881-0
Fax: +49/51 21/881-132
E-Mail: pressestelle@hawk.de
Internet: www.hawk.de
Die HAWK ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts.
Sie wird gesetzlich vertreten durch den Präsidenten Dr. Marc Hudy.

Datenschutzbeauftragter der HAWK

 

Thomas Kittel
Goschentor 1 · 31134 Hildesheim
Telefon +49/51 21/881-519

E-Mail: datenschutz@hawk.de
Internet: www.hawk.de/datenschutzerklaerung

 

3. Art der personenbezogenen Daten

3.1. Outgoing-Mobilitäten

Persönliche Daten:

Name, Geschlecht, Geburtsdatum/-land, Staatsangehörigkeit(en), Reisedokument, Matrikelnummer, Hauptwohnsitzland, Foto, Lebenslauf (bei Praktikumsaufenthalten)

Kontaktdaten

Adresse, E-Mail, Telefon

Daten zum aktuellen Studium

Studiengang, Vertiefung, Semester, Studienniveau

Sprachen

Muttersprache, Fremdsprachen

Daten zum gewünschten Austausch

Starttermin, Dauer, Austauschprogramm, Niveau, Daten zur Wunsch-Hochschule

Stipendium

Daten zu Stipendien, Bankdaten, Steuer-Identifikationsnummer

Ansprechpartner bei Notfällen (Dritte)

Name, Beziehung, Kontaktdaten

Ggf. weitere notwendige Dokumente

  • Aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
  • Notenspiegel
  • Erklärung, warum eine Langzeitmobilität derzeit nicht in Frage kommt
  • Ehrenwörtliche Erklärung "Green Travel“
  • Ehrenwörtliche Erklärung "geringere Chancen"
  • Nachweise für Zusatzförderung "geringere Chancen"

3.2. Incoming-Mobilitäten

Persönliche Daten:

Name, Geschlecht, Geburtsdatum/-land, Staatsangehörigkeit(en), Reisedokument, Hauptwohnsitzland, Foto

Kontaktdaten

Adresse, E-Mail, Telefon

Daten zu aktuellem Studium

Heimathochschule, Studiengang, Semester, Studienniveau

Sprachen

Muttersprache, Fremdsprachen

Daten zum gewünschten Austausch

Starttermin, Dauer, Fakultät an der HAWK, Angaben zu Sprachtests. Teilnahmewunsch Orientierungswoche und Say-Hi-Programm, Teilnahme Intensivsprachkurs, Wohnungswunsch, Raucher/Nichtraucher, persönliche Einschränkungen

Stipendium

Daten zu Stipendien, Bankdaten, Steuer-Identifikationsnummer

Ansprechpartner bei Notfällen (Dritte)

Name, Beziehung, Kontaktdaten

Ggf. weitere notwendige Dokumente

  • Sprachzeugnis
  • Portfolio
  • EHIC
  • Notenspiegel (Transcript of Records) 

4. Rechtsgrundlage

Die Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/ Holzminden/ Göttingen verarbeitet die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §3 Abs. 1 Nr. 5 NHG.

Für die Übermittlung personenbezogener Daten an von Ihnen gewählte Partnerhochschulen, die außerhalb des Geltungsbereichs der DSGVO liegen (Drittstaaten), werden Standardvertragsklauseln verwendet.

5. Empfänger / Drittstaatenübermittlung

Innerhalb der HAWK werden die Daten nur den Beschäftigten zur Verfügung gestellt, die diese für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen. Es sei denn, wir sind gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet.  

Für die Verwaltung von Bewerbungen und die Durchführung von Auslandsaufenthalten setzen wir eine Verwaltungssoftware ein. Ihre Daten werden auf einem Server in Deutschland gespeichert. 

Ihre persönlichen Daten werden bei Bedarf an die von Ihnen gewählte Partnerhochschule weitergeleitet. Diese kann sich auch in einem Drittland befinden.

6. Speicherdauer

Sollte Ihre Bewerbung für einen Auslandsaufenthalt nicht erfolgreich sein, speichern wir Ihre persönlichen Daten für mögliche zukünftige Bewerbungen für einen Zeitraum von 7 Jahren. 

Nach Beendigung Ihres Auslandsaufenthaltes werden Ihre personenbezogenen Daten für 7 Jahre gespeichert. 

Zur Erstellung von Statistiken werden Ihre Daten anschließend anonymisiert. Bei der Anonymisierung wird der Personenbezug durch die unwiederbringliche Entfernung aller personenbezogenen und identifizierbaren Merkmale entfernt.

7. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben ggf. folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Art. 15 bis 22 DSGVO):

  • Recht auf Auskunft
  • Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
  • Recht auf Löschung
  • Recht auf Widerspruch
  • Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie 

8. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, Telefon 0511/120-4500, E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de

Bitte sprechen Sie zuerst das Akademische Auslandsamt (international@hawk.de) oder den Datenschutzbeauftragten der HAWK an. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.