Datenschutzerklärung für HAWK Plus Power Programme

Hinweise zum Datenschutz gemäß Art. 13 DSGVO für die Beratung und Teilnahme an den HAWK plus Power Programmen

Die HAWK misst der Sicherheit Ihrer Daten größte Beachtung und Bedeutung zu. Daher informieren wir Sie an dieser Stelle über den Datenschutz und versichern zugleich die Einhaltung aller einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

1. Zweck der Datenverarbeitung

Die HAWK Plus Servicestelle bietet individuellen Support für Mitglieder der HAWK (z.B. Studierende, Kursteilnehmende, Gasthörende, Weiterbildungsteilnehmende) und Nicht-Mitglieder der HAWK (z.B. Studieninteressierte, Weiterbildungsinteressierte). Für die Beratung und Dokumentation zu den HAWK plus Power Programmen (HAWK open, Studienstart plus, HeadStart, IPONI, Anerkennung Kindheitspädagogik) benötigen wir personenbezogene Daten von Ihnen. Sollten Sie sich für ein Power Programm anmelden, werden Ihre Daten für diesen Zweck weiterverarbeitet.  

2. Verantwortlicher und Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

3. Art der personenbezogenen Daten

Für die Terminvereinbarung verarbeiten wir folgende Daten:

• Persönliche Angaben: Vor- und Nachname, Geschlecht, ggf. Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Wohnort, ggf. Ihre Telefonnummer, ggf. Ihre persönliche Nachricht
• Termindaten: Termin und den Beratungsgegenstand

Im Rahmen der persönlichen Einzelberatung oder einer solchen, die über elektronische Kommunikationswege (Telefon/Videokonferenz) erfolgt, erheben wir zusätzlich im Zuge der Erstellung von Beratungsprotokollen die folgenden personenbezogenen Daten:

• Beratungsdaten: Dauer sowie Datum und Uhrzeit der Beratung, Folgetermin, Beratungsteam, weiterverwiesene Stelle
• Studien-/Berufsdaten: Status, Bildungseinrichtung und Ort, Studiengänge und Fachsemester, Hochschulzugangsberechtigung, beruflicher Status, Berufs-/Praxiserfahrung
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: ethnische Herkunft/Nationalität, Aufenthaltsdauer und Aufenthaltsstatus in Deutschland, Wohnort, Finanzierungsart, Lebenssituation (z.B. Kinder, besondere Herausforderungen, Alter), Sprachkenntnisse
• ggf. weitere relevante Dokumente (z.B. Zeugnisse)
• Interne Notiz, Aufgaben (für Berater*innen und Studierende)

Die folgenden Daten werden im Rahmen der Teilnahme an einem Programm verarbeitet:

• Persönliche Angaben: Vollständiger Name, Anrede/Pronomen, Geburtsdatum, Matrikelnummer, Studiensemester, Studiengang an der HAWK, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten: ethnische Herkunft/Nationalität, Aufenthaltsdauer und Aufenthaltsstatus in Deutschland, Lebenssituation, Bafög-Bezug, Bildungsverlauf
• Weitere Kategorien personenbezogener Daten mit Bezug auf das Studium: deutsche und weitere Sprachkenntnisse, Vorkenntnisse und Interessen, Herausforderungen, Prüfungsleistungen im Rahmen von Studienstart plus (SSP), Module im Fachstudium, Prüfungsleistungen (ECTS) aus dem Fachstudium

4. Rechtsgrundlage

Die Hochschule für angewandte Wissenschaft und Kunst Hildesheim/ Holzminden/ Göttingen verarbeitet die von Ihnen erhobenen personenbezogenen Daten für die Terminvereinbarung und die persönliche Einzelberatung oder einer solchen, die über elektronische Kommunikationswege (Telefon/Videokonferenz) erfolgt gemäß folgenden Rechtsgrundlagen: 

Für Mitglieder der HAWK (z.B. Studierende, Kursteilnehmende, Gasthörende, Weiterbildungsteilnehmende):

Art. 6 Abs. 1, lit. e Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 6 Abs. 5 Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG)

Für Nicht-Mitglieder der HAWK (z.B. Studieninteressierte, Weiterbildungsinteressierte):

Art. 6 Abs. 1, lit. e DSGVO i.V.m. § 25 Abs. 2 Verwaltungsverfahrensgesetz (VwVfG) bzw. § 14 Hochschulrahmengesetz (HRG)

Die Datenverarbeitung für die Anmeldung und Teilnahme an einem Programm erfolgt gemäß folgender Rechtsgrundlage:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i.V.m. §§17, 3 und 5 NHG

5. Empfänger

Wir behalten Ihre Daten grundsätzlich für uns und stellen sie nur denjenigen Mitarbeitenden zur Verfügung, die sie für ihre Tätigkeit im Rahmen der Aufgabenerfüllung benötigen. Dies gilt nicht, wenn wir gesetzlich zu einer Weitergabe verpflichtet sind.

Ihre Daten werden zweckgebunden digital auf Servern der HAWK gespeichert und zum Teil in Papierform in verschlossenen Schränken in HAWK-Gebäuden aufbewahrt.

Für die Protokollierung der Beratungstermine setzen wir ein Beratungsmanagementtool ein. Ihre Daten werden auf einem Server der HAWK gespeichert.

6. Speicherdauer

Nach Abschluss der Beratung werden Ihre Beratungsdaten für 2 Jahre gespeichert. 

Im Falle einer Anmeldung und Teilnahme an einem Programm werden Ihre Daten bis zum Ende der Teilnahme gespeichert.

Zur Erstellung von Statistiken werden Ihre Daten anschließend anonymisiert. Bei der Anonymisierung wird der Personenbezug durch die unwiederbringliche Entfernung aller personenbezogenen und identifizierbaren Merkmale entfernt. 

Bei studienrelevanten Dokumenten (z.B. Teilnahmebescheinigungen) sind wir rechtlich zur Aufbewahrung verpflichtet.

7. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie haben ggf. folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten (entsprechend Art. 15 bis 22 DSGVO):

• Recht auf Auskunft
• Recht auf Berichtigung und Vervollständigung
• Recht auf Löschung
• Recht auf Widerspruch
• Recht auf Einschränkung der Bearbeitung
• Recht auf Datenübertragbarkeit / Recht auf Erhalt einer Kopie 

8. Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die Rechtsvorschriften verstößt.

Die zuständige Aufsichtsbehörde ist: 

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz in Niedersachsen, Prinzenstr. 5, 30159 Hannover, Telefon 0511/120-4500, E-Mail poststelle@lfd.niedersachsen.de

Bitte sprechen Sie zuerst das Studienstart Plus-Team (studienstart-plus@hawk.de) oder den Datenschutzbeauftragten der HAWK an. In den meisten Fällen lassen sich dadurch Fragen klären und Beschwerden lösen.